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10 Tipps um in Videokonferenzen zu glänzen

07.01.2022, Zofingen, Roger Schoch

Die Nutzung virtueller Meetings nimmt wieder zu – sei es über Zoom, Teams oder Skype. Auch wenn es nichts Neues mehr ist, stelle ich immer wieder fest, dass sich viele bereits damit zufriedengeben, wenn das Meeting grundsätzlich funktioniert. Dabei könnte mit wenigen Massnahmen die Meeting-Qualität um ein Vielfaches verbessert werden. Wie machen wir das denn mit unseren physischen Sitzungen? Da versuchen wir doch auch die Infrastruktur so angenehm und funktional zu gestalten, damit wir gegenüber unseren Kunden, Partnern und Mitarbeitenden einen positiven Eindruck hinterlassen. Daher habe ich 10 Tipps und Tricks zusammengestellt, die sich einfach umsetzen lassen:

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1. Was tun bei schlechter Internetverbindung?

Wenn dein Anschluss nicht stabil Videos übertragen kann, solltest du unbedingt als erste Massnahme die Kamera ausschalten und selbst nur per Audio in Erscheinung treten. Das spart viel Bandbreite und du vermeidest den berüchtigten eingefrorenen Bildschirm, den Verbindungsabbruch oder den totalen Systemabsturz.

 

2. Der ideale Hintergrund

Keine Frage: Die Auswahl des Ortes ist beschränkt. Wenn du im Homeoffice arbeitest, wirst du dir einen Ort in deinem Zuhause suchen müssen. Natürlich solltest du von Kindern und Haustieren unbehelligt konferieren können. Du kannst eine neutrale Wand als Hintergrund wählen, doch auch ein leicht gestalteter Zimmerausschnitt ist schön. Das kann das Bücherregal sein oder eine Ecke in Wohnung oder Büro, in der du ein wenig Dekoration drapiert hast. Ein bisschen Perspektive macht das Bild angenehmer. Überlege, was du zeigen möchtest. Mache dir Gedanken, was genau im Bild sein wird und prüfe den Ausschnitt mit deiner Kamera.

Als Idee: Als Hintergrund ein Bild mit Bezug zu deiner Arbeit oder ein Firmenlogo würde sich sicher gut machen – vielleicht hast du ja noch ein Werbe-Banner vom letzten Messeauftritt, das verschafft Identifikation!

 

3. Digitale Video-Hintergründe

Bei Programmen wie z.B. Zoom gibt es auch die Möglichkeit, einen digitalen Hintergrund zu nutzen. Je nach Hintergrund kann das durchaus gut wirken, z.B. ein Firmenlogo oder ein cool eingerichtetes Büro. Einen Strand oder die Golden Gate Bridge finde ich persönlich für Business-Meetings weniger geeignet. Bedenke jedoch: Ein künstlicher Videohintergrund ergibt oft eine deutlich schlechtere Bildqualität und verschluckt ab und zu Teile deiner Frisur oder gar einen ganzen Arm. Um das zu vermeiden, solltest du vor einer einfarbigen Wand sitzen, damit das Programm leichter erkennen kann, welche Teile des Bildes zu dir gehören und welche nicht. Dein Hemd sollte also möglichst nicht dieselbe Farbe haben wie dein Hintergrund. 

 

4. Bildauschnitt

Achte unbedingt auch auf den Bildausschnitt! Kopf und Haare sollten nicht angeschnitten sein. Ideal ist ein Ausschnitt bis etwa zur Brust.

 

5. Beleuchtung

Auch wenn du deine tatsächliche Umgebung gut sehen kannst, heisst das noch lange nicht, dass die Kamera das auch kann.

Vermeide Hintergrundlicht! Wenn du deinen Kollegen die wunderbare Aussicht aus deinem Fenster als Hintergrund zeigen möchtest, dann müssen wir dich enttäuschen: Durch das Gegenlicht in die Kamera erscheinst du nur noch als schemenhafte Silhouette. Dann bräuchtest du eine Lampe, die zusätzlich dein Gesicht deutlich erhellt. Das wäre dir aber möglicherweise unangenehm grell in den Augen.

Dein Ziel: schönes, warmes Licht von vorne. Natürlich kannst du deine Deckenbeleuchtung nutzen, jedoch lässt diese dein Gesicht flach und zweidimensional erscheinen. Die Anschaffung eines kleinen LED-Licht-Panels lohnt sich! Die Kosten sind gering, doch deine Aufnahmen werden um einiges besser, die Wirkung ist deutlich professioneller. An einem solchen Panel kannst du die Lichtintensität und auch die Lichttemperatur in Kelvin einstellen. Eine simple Lösung ist auch das indirekte Ausleuchten über eine weisse gegenüberliegende Wand.

Übrigens: In manchen Programmen gibt es die Möglichkeit einen Filter einzusetzen, damit du optisch besser rüberkommst; du kannst dir bei einigen sogar eine frische Urlaubsbräune auf´s Gesicht zaubern lassen – aber bitte nicht übertreiben! ;)

 

6. Kamerahöhe

Kennst du das? Bei einer Videokonferenz hast du den Eindruck, dass manche Gesprächspartner von oben auf dich herabblicken? – das wirkt unsympathisch, auch wenn die Person das eigentlioch gar nicht wäre! Das liegt daran, dass sich die Kamera (insbesondere bei Laptops) nicht auf Augenhöhe befindet, sondern einiges darunter. Unser Tipp: Platziere die Kamera so, dass sie dir wirklich in die Augen schaut. Lege wenn nötig Bücher unter deinen Laptop.

 

7. Blick in die Kamera

Durch die Kamera fallen Bewegungen sehr viel mehr auf. Wenn du nur schon ein wenig zur Seite oder auf deine Teetasse guckst, kann das für die Zuschauer oder die Vortragende störend wirken. Die Teilnehmenden reagieren auf fehlenden Blickkontakt negativ – in unserer Gesellschaft gilt das als unhöflich.

Es ist nicht leicht, den anderen in die Augen zu blicken, wenn diese durch eine Kameralinse vertreten werden. Deshalb hilft hier ein kleiner Trick: Klebe eine Markierung direkt neben die Kamera, damit du stets daran erinnert wirst, wo dein Fokus sein sollte. Wenn du einen separaten Bildschirm hast, solltest du trotzdem in die (Laptop-)Kamera blicken.

Wenn wir im Meeting den Blickkontakt nicht benötigen, weil wir z.B. gemeinsam einen Text bearbeiten, empfehle ich die Kamera zu Gunsten der Performance auszuschalten.

 

8. Mikrofon

Wir empfehlen den Einsatz eines Headsets oder eines externen Mikrophones! Die Mikrophone in Computern und Smartphones sind zwar qualitativ gut, nehmen jedoch auch Umgebungsgeräusche wie Vogelzwitschern oder Baustellenlärm auf. Selbst ein leises Geräusch im Hintergrund, das du selbst kaum wahrnimmst, kann bei deinem gegenüber übermässig laut ankommen. Zudem klingen interne Mikrophone oft wie in einer Kiste gesprochen, wohingegen externe Mikrophone einen satten, trockenen Klang liefern.

 

9. Andere häufige Fehler

Ich stelle Video-Sessions immer wieder fest, dass häufig dieselben vermeidbaren Fehler auftreten. Einige davon sind technischer Natur und treten meist unverhofft auf: Kein Ton, kein Bild, keine Dokumente, obwohl das doch die letzten Male reibungslos funktioniert hatte. Nicht selten lassen sich diese Probleme mit etwas Geduld und einem System-Neustart lösen. Falsche Meeting-Links, fehlerhafte Zugangsdaten sind aber meist rein organisatorische Ungereimtheiten. Teilnehmende sowie Organisierende fühlen sich in diesen Fällen oft schon zu sicher und es schleichen sich leicht solche copy/paste-Fehler ein. Auch das lässt sich meist rasch identifizieren und klären.

 

10. Meeting-Regeln definieren!

Videokonferenzen sollten angenehm und effizient sein. Während dem Meeting darüber zu philosophieren ist sicher nicht effizient und hat den unliebsamen Nebeneffekt, dass sich jemand Lehrmeisterlich in Szene setzten muss! Ich habe für mich ein Paar «Anweisungen» definiert, die ich meist als Anleitung mit der Einladung verschicke. Natürlich situativ angepasst. Gerne teile ich diese Auswahl:

  • Sämtliche Unterlagen zum Meeting werden vorgängig bereitgestellt.

  • Stummschaltung! Während den Beiträgen schalten wir als Zuhörer unsere Mikrofone aus (Mute), zum Sprechen verwenden wir Leertaste als «Sprechtaste». Warum? Die Mikrophone der Zuhörenden nehmen oft sämtliche Umgebungsgeräusche mit auf, inklusive Atemgeräusche. Wenn ein Teilnehmer sich am Rechner Notizen macht, dann kann das Klackern der Tastatur bei den anderen ankommen wie ein himmlisches Donnerwetter. Lüfter-Geräusche von überforderten Notebooks verursachen nicht selten auch störende Effekte.

  • Als Meeting-Admin behalte ich mir vor, offene Mikrofone ggf. auszuschalten.

  • Bitte haltet die Zeiten der Agenda ein!

  • Sprecht jeweils so ausführlich wie nötig aber auch so kurz wie möglich!

  • Hört den anderen zu und lasst sie ausreden!

  • Wer sprechen will meldet dies mit «Handheben» (visuell im Kamerabild oder mit einer dafür vorgesehenen Funktion).

  • Bitte schreibt Fragen und Anmerkung in den Chat!

  • Auch wenn es am Computer anstrengend ist – bemüht euch präsent zu sein!

  • Und ganz wichtig: Bitte schaltet Handy, Emails und andere Programme aus!

  • Überlegt euch, was wir in einem nächsten Meeting evtl. verbessern können.


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